Mobiles Arbeiten

Workation: Arbeitszeit im Ausland richtig erfassen

Vier Wochen aus Lissabon arbeiten klingt nach einer Frage der Firmenkultur – ist aber vor allem eine Frage von Arbeitszeitrecht, Sozialversicherung und sauberer Dokumentation. Der Laptop reist mit, das Arbeitszeitgesetz auch.

Von Dr. Katharina Müller · 10. September 2026

Was Workation arbeitsrechtlich bedeutet

Workation ist mobiles Arbeiten an einem Ort im Ausland, den sich die beschäftigte Person selbst aussucht – typischerweise für einige Wochen und auf eigenen Wunsch. Rechtlich ist das etwas anderes als eine Dienstreise, bei der der Arbeitgeber den Einsatzort bestimmt, und etwas anderes als eine Entsendung, bei der im Ausland für einen dortigen Zweck gearbeitet wird.

Einen Anspruch auf Workation gibt es nicht. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers nach § 106 GewO reicht räumlich nur so weit, wie es der Arbeitsvertrag zulässt – und umgekehrt darf niemand den Arbeitsort einseitig ins Ausland verlegen. Grundlage ist deshalb immer eine Vereinbarung: eine Richtlinie, eine Betriebsvereinbarung oder eine Einzelzusage mit klarem Zeitraum, Land und Widerrufsvorbehalt.

Auf das anwendbare Recht hat die Workation meist keinen Einfluss: Bei einem vorübergehenden Aufenthalt bleibt der gewöhnliche Arbeitsort Deutschland, und damit gilt das deutsche Arbeitsvertragsstatut weiter. Zwingende Schutzvorschriften des Aufenthaltsstaats können daneben treten – bei kurzen Aufenthalten spielt das selten eine Rolle, bei mehrmonatigen sehr wohl.

Das Arbeitszeitgesetz reist mit

Für die Zeiterfassung ist das der entscheidende Punkt: Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, gilt am Strand genauso wie im Büro. Sie folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 und knüpft an das Arbeitsverhältnis an, nicht an den Aufenthaltsort. Wie diese Pflicht hergeleitet wird, ordnet der Beitrag BAG-Urteil zur Zeiterfassung ein.

Die Zeitzone ist dabei der unterschätzte Faktor. Wer in Bogotá sitzt und an einem Termin um 17 Uhr deutscher Zeit teilnimmt, arbeitet dort um 10 Uhr – unproblematisch. Umgekehrt bedeutet ein Daily um 9 Uhr deutscher Zeit für jemanden in Bali einen Beginn um 15 Uhr und ein Arbeitsende, das die Ruhezeit vor dem nächsten Morgen aufzehrt. Die elf Stunden bemessen sich nach der tatsächlichen Lage der Arbeit, nicht nach der Uhr in der Zentrale.

A1-Bescheinigung: Pflicht ab dem ersten Tag

Wer innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder im Vereinigten Königreich arbeitet, braucht eine A1-Bescheinigung als Nachweis, dass weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt. Das gilt auch für wenige Tage und auch dann, wenn die Arbeit ausschließlich am Laptop stattfindet. Seit dem 1. Januar 2025 sind Anträge nur noch elektronisch möglich; Papier- und Faxanträge werden nicht mehr angenommen. Sinnvoll ist eine Beantragung mit mindestens einer Woche Vorlauf.

Häufig verwechselt wird das mit der multilateralen Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit, die seit dem 1. Juli 2023 gilt. Sie erlaubt es Grenzgängern, bis zu 49,99 Prozent ihrer Arbeitszeit im Wohnsitzstaat im Homeoffice zu leisten, ohne dass dessen Sozialversicherungsrecht greift. Für eine Workation am Urlaubsort greift sie nicht – dort liegt kein Wohnsitz, und die Zuordnung folgt den Entsenderegeln mit A1.

Außerhalb Europas kommt es auf ein Sozialversicherungsabkommen an. Besteht keines, kann in beiden Staaten Beitragspflicht entstehen. Hinzu kommen aufenthaltsrechtliche Fragen: Ein Touristenvisum deckt Erwerbstätigkeit oft nicht ab, auch wenn ausschließlich für einen deutschen Arbeitgeber gearbeitet wird. Einige Länder haben dafür eigene Visa für digitale Nomaden geschaffen.

Steuern: 183 Tage sind keine Freigrenze

Die bekannte 183-Tage-Regel stammt aus den Doppelbesteuerungsabkommen und schützt nur, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Der Aufenthalt im Tätigkeitsstaat überschreitet 183 Tage im maßgeblichen Zeitraum nicht, die Vergütung wird nicht von einem dort ansässigen Arbeitgeber gezahlt, und sie wird nicht von einer dortigen Betriebsstätte getragen. Fällt eine dieser Bedingungen weg, kann das Gastland ab dem ersten Tag besteuern.

Ob der Zeitraum das Kalenderjahr oder ein beliebiger Zwölfmonatszeitraum ist, richtet sich nach dem jeweiligen Abkommen – ein Grund mehr, Aufenthaltstage pro Land sauber mitzuzählen. Für Arbeitgeber kommt das Betriebsstättenrisiko hinzu: Ein fest angemietetes Büro oder ein dauerhaft gebuchter Coworking-Platz kann eine Betriebsstätte begründen, ebenso eine Vertreterbetriebsstätte, wenn im Gastland regelmäßig Verträge abgeschlossen werden. Ein gelegentlich genutzter Küchentisch in einer Ferienwohnung tut das im Regelfall nicht.

Praxisregel: Zwei Wochen einmal im Jahr in Spanien sind steuerlich meist unkritisch, drei Monate mit Kundenterminen vor Ort sind es nicht. Die Grenze verläuft nicht bei einer Tageszahl, sondern bei Dauer, Regelmäßigkeit und Art der Tätigkeit.

Was die Zeiterfassung dafür können muss

Alle genannten Fragen – Ruhezeit, Sonntagsarbeit, Aufenthaltstage, A1-Zeitraum – laufen auf dieselbe Datenbasis hinaus. Vier Punkte sollten deshalb geklärt sein, bevor die erste Workation startet:

Standortdaten sind dafür ausdrücklich nicht nötig. Für den Nachweis genügt der vereinbarte Zeitraum; eine dauerhafte Ortung wäre datenschutzrechtlich ohnehin kaum zu rechtfertigen – die Grenzen zeigt Zeiterfassung mit GPS und Geofencing. Wird aus einem Drittland gearbeitet, ist zusätzlich der Datentransfer zu prüfen; die Grundlagen dazu stehen in Zeiterfassung und DSGVO.

In Aplano wird im Browser, per App oder am Terminal gestempelt; die Erfassung funktioniert ortsunabhängig, Korrekturen bleiben über das Änderungsprotokoll nachvollziehbar, und die Salden laufen unverändert in die Stundenkonten. Zeiterfassung und Auswertungen gehören zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte, das Abonnement ist monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Die Einordnung gegenüber anderen Systemen steht im Systemvergleich.

Fünf Punkte für die Workation-Richtlinie

1. Länder und Dauer begrenzen: etwa EU, EWR und Schweiz für maximal 20 Arbeitstage im Kalenderjahr – das hält A1, Steuer und Aufenthaltsrecht im beherrschbaren Rahmen.
2. Vorlauf festlegen: Antrag mindestens vier Wochen vorher, damit die A1-Bescheinigung rechtzeitig vorliegt.
3. Erreichbarkeit definieren: ein Kernzeitfenster in deutscher Zeit, das die Ruhezeit vor Ort nicht sprengt.
4. Erfassung verbindlich machen: taggleich stempeln, keine Sammelerfassung nach der Rückkehr.
5. Widerruf und Ende regeln: Rückkehrpflicht bei betrieblichem Bedarf, Klarstellung, dass kein Anspruch für die Zukunft entsteht.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.