Anbieter im Check

gastromatic: Erfahrungen, Zeiterfassung, Preise & Alternativen 2026

gastromatic ist eine Personalsoftware aus Darmstadt, die aus der Gastronomie kommt und Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalakte und Lohnvorbereitung bündelt. Wer nach „gastromatic Erfahrungen" sucht, will meist wissen, wie gut die Zeiterfassung im Restaurantalltag funktioniert, was die Pakete kosten und welche Alternativen es gibt. Dieser Beitrag stützt sich auf die Produkt- und Preisseiten von gastromatic.com (abgerufen am 13. November 2026), ordnet die Funktionen an den Aufzeichnungspflichten des Gastgewerbes ein und vergleicht Alternativen.

Von Dr. Katharina Müller · 13. November 2026

Was ist gastromatic?

gastromatic ist eine cloudbasierte Software für Personalplanung und Personalverwaltung mit Mitarbeiter-App für iOS und Android. Anbieter ist laut Impressum die vertical cloud solution GmbH mit Sitz in Darmstadt (Amtsgericht Darmstadt, HRB 92563); der Copyright-Vermerk der Website reicht bis 2013 zurück. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 12.000 Betriebe die Software.

Der Name verrät die Herkunft: Gastronomie und Hotellerie sind die Kernbranchen, inzwischen führt die Website auch Bäckereien, Einzelhandel, Gesundheits- und Sozialwesen, Freizeit und Kultur sowie Logistik. Der Funktionsumfang reicht von digitaler Dienstplanung mit Personalbedarfsplanung über Zeiterfassung und Stundenauswertung bis zu digitaler Personalakte, Dokumentenmanagement, Abwesenheiten, Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und einer optional zubuchbaren Lohnabrechnung als Service. Für diesen Ratgeber steht die Zeiterfassung im Mittelpunkt.

Zeiterfassung mit gastromatic: Funktionen im Detail

Die folgende Übersicht stützt sich auf die Seiten „Zeiterfassung online", „Stempeluhr-App" und „Stundenauswertung" sowie die Paketübersicht auf gastromatic.com, Stand 13. November 2026. Eine eigene Testinstallation lag der Redaktion nicht vor; beschrieben ist, was der Anbieter dokumentiert.

Erfassungswege: wetime am Tablet, App und Browser

Beschäftigte erfassen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende über die Stempeluhr-App wetime, über die gastromatic-Mitarbeiter-App oder im Browser. wetime ist laut Anbieter hardwareunabhängig und läuft auf gängigen Smartphones und Tablets – ein Tablet am Tresen oder im Personalraum wird so zum stationären Terminal. Gegen das Stempeln für Kolleginnen und Kollegen setzt gastromatic eigene Zugangscodes am Gerät, die von den normalen Login-Daten getrennt sind. Für mehrere Betriebe oder Bereiche lassen sich mehrere wetimes anlegen. Wichtig für die Paketwahl: Im Starter-Paket ist nur die stationäre Zeiterfassung aufgeführt, das mobile Stempeln per App erst ab Professional. Welche Erfassungswege für welchen Betrieb passen, vergleicht der Beitrag Digitale Stempeluhr: Terminal, App oder Browser.

Pausenmodelle und Einstempel-Regeln

Pausen werden über zentral definierte Pausenmodelle berücksichtigt; alternativ legt der Betrieb fest, dass Beschäftigte Pausen selbst stempeln. Für Schichtbetriebe hebt gastromatic hervor, dass sich auch spontan verschobene Pausen abbilden lassen. Über Einstempel-Regeln kann eingestellt werden, dass Arbeitszeit erst ab dem geplanten Schichtbeginn zählt und Verantwortliche bei verspätetem Start benachrichtigt werden.

Beide Automatiken verdienen in der Gastronomie einen zweiten Blick. Eine automatisch abgezogene Pause dokumentiert zunächst nur eine Annahme; ob die Mindestpause nach § 4 ArbZG – 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden – tatsächlich genommen wurde, zeigt nur eine echte Pausenbuchung. Und die Regel „Zeit zählt ab geplantem Start" ist nur dann unproblematisch, wenn niemand vor Schichtbeginn tatsächlich arbeitet. Wer auf Anweisung früher einspringt, um den Mittagsandrang vorzubereiten, leistet Arbeitszeit, die nach § 17 MiLoG aufzuzeichnen und mindestens mit dem Mindestlohn von 13,90 € je Stunde (seit 1. Januar 2026) zu vergüten ist. Wie Pausen sauber erfasst werden, erklärt der Ratgeber Pausen erfassen.

Foto- und GPS-Prüfung

Optional lässt sich beim Ein- und Ausstempeln ein Foto-Check aktivieren; beim mobilen Stempeln kann ein GPS-Abgleich mit dem Einsatzort erfolgen. Für Caterings, Events oder Außer-Haus-Einsätze ist das eine Absicherung gegen Buchungen von unterwegs. Fotos und Standortdaten sind allerdings personenbezogene Daten, deren Erhebung verhältnismäßig sein muss; ein Betriebsrat hat bei technischen Kontrolleinrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Kriterien dafür nennt der Beitrag Zeiterfassung mit GPS und Geofencing.

Stundenauswertung, Soll-Ist-Abgleich und Zuschläge

Der eigentliche Mehrwert gegenüber einer reinen Stempel-App liegt in der Verbindung mit dem Dienstplan: Geplante Schichten werden den gestempelten Zeiten gegenübergestellt, Abweichungen je Mitarbeitenden oder Schicht werden sichtbar, fehlende oder auffällige Stempelungen fallen vor dem Monatsabschluss auf. Verantwortliche prüfen, korrigieren und bestätigen Zeiten je nach Rechtemodell. Laut Anbieter berechnet gastromatic Zuschläge automatisch, individuelle Zuschläge lassen sich anlegen; im Paketvergleich sind Zuschläge und Exporte für Lohn und Controlling dem Paket Professional zugeordnet.

Was die Gastronomie dokumentieren muss – und was die Software übernimmt

Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen mit den strengsten Dokumentationspflichten. Grund ist der Branchenkatalog des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, in dem das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ausdrücklich steht. Daraus folgen drei Pflichten, die über die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hinausgehen. Eine Software kann sie unterstützen, aber nicht übernehmen: Die AGB von gastromatic stellen ausdrücklich klar, dass der Kunde selbst für die Einhaltung von Mindestlohngesetz und Arbeitszeitgesetz verantwortlich ist.

Von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind laut Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nur Beschäftigte mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto (bzw. über 2.974 €, wenn es nachweislich in den letzten zwölf vollen Monaten gezahlt wurde) sowie mitarbeitende enge Familienangehörige. Für Aushilfen, Teilzeitkräfte und Servicepersonal gilt die Pflicht damit ausnahmslos. Wer Aufzeichnungen nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstellt, riskiert nach § 21 Abs. 3 MiLoG eine Geldbuße bis 50.000 €; wird der Mindestlohn nicht gezahlt, sind bis zu 500.000 € möglich. Wie das im Restaurantalltag praktisch gelingt, beschreibt der Leitfaden Zeiterfassung in der Gastronomie.

gastromatic Preise 2026

gastromatic veröffentlicht Einstiegspreise, aber keine vollständige Preisliste. Laut Hinweis auf der Preisseite handelt es sich um einen Paketpreis pro 10 Mitarbeitende und Monat, unabhängig von der Zahl der Standorte. Der verbindliche Preis ergibt sich aus einem individuellen Angebot; ob die genannten Beträge netto oder brutto gelten, weist die Seite nicht aus.

Als kostenpflichtige Add-ons nennt die Preisseite die gastromatic Lohnabrechnung als Service (mit kostenloser Einrichtung), einen Dokumentencreator mit E-Signaturen sowie eine offene API für HR-Schnittstellen; Preise dafür sind nicht veröffentlicht. Zur Laufzeit: Bei einem Jahresvertrag wird monatlich oder jährlich gezahlt, die Kündigungsfrist beträgt drei Monate; bei zwei Jahren Laufzeit beträgt sie sechs Monate. Bezahlt wird per SEPA-Lastschrift, gekündigt werden muss schriftlich mit Unterschrift per Post oder E-Mail. Eine frei buchbare Testphase nennt die Preisseite nicht; angeboten werden Demo, interaktive Produkttour und ein kostenloses Produktwebinar. Laut AGB sind Preisanpassungen auf höchstens fünf Prozent pro Jahr begrenzt.

Was kostet gastromatic für mein Team? Rechnerische Untergrenze

Die Tabelle rechnet die Einstiegspreise linear auf größere Teams hoch – unter der Annahme, dass der Paketpreis je zehn Mitarbeitende gilt. Das ist eine Untergrenze zur Orientierung, kein Angebot: Add-ons, Rabatte und Staffeln sind nicht berücksichtigt. Zum Vergleich steht Aplano Pro mit Zeiterfassung und Dienstplan (Listenpreis Juli 2026).

Der Vergleich ist nicht ganz deckungsgleich: gastromatic Professional bündelt Funktionen wie Sofortmeldung, eAU-Abruf, Zuschlagsberechnung und Kassenschnittstellen, die für viele Gastronomiebetriebe einen eigenen Wert haben. Wer vor allem Dienstplan und rechtssichere Stempelzeiten braucht, sollte die Paketinhalte trotzdem genau gegen den Preis halten. Ein Nutzerhinweis auf OMR Reviews ist dabei relevant: Deaktivierte, aber nicht gelöschte Beschäftigte zählten bei der Lizenz mit – in Betrieben mit hoher Fluktuation und vielen Saisonkräften sollte das im Angebot geklärt werden.

gastromatic Erfahrungen: Was Nutzer loben und kritisieren

Auf OMR Reviews erreicht gastromatic 4,7 von 5 Punkten aus 193 Bewertungen (abgerufen am 13. November 2026). Die Bewertungen stammen überwiegend aus Gastronomie und Hotellerie. Bei der Durchsicht der aktuellen Rezensionen wiederholen sich einige Muster:

• Gelobt werden die übersichtliche Dienstplanung mit Wunschzeiten und Verfügbarkeiten, Auswertungen und Lohnkennzahlen, die Nutzung als Stempeluhr am iPad mit persönlichen Codes, die Transparenz für Beschäftigte beim eigenen Stundenkonto sowie der Kundenservice und die laufende Weiterentwicklung.
• Kritisiert werden vor allem die Kosten: Mehrere Rezensenten bezeichnen den Preis als hoch und bemängeln, dass Zusatzmodule spürbar dazukommen. Außerdem seien viele Administrator-Funktionen auf dem Smartphone nicht oder nur eingeschränkt nutzbar, und deaktivierte Beschäftigte würden bei der Lizenzzählung mitgerechnet.

Zum Vergleich: Aplano liegt auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen) und auf Capterra bei 4,8 von 5 (113 Bewertungen), Stand Juli 2026. Portalwerte sind Momentaufnahmen und beruhen auf freiwilligen Einsendungen; sie ersetzen keinen eigenen Test mit dem Team.

gastromatic-Alternativen für Zeiterfassung in der Gastronomie

Ob gastromatic passt, hängt vor allem von der Teamgröße, dem Bedarf an Lohn- und HR-Funktionen und der Bereitschaft zu einer Vertragsbindung ab. Die folgenden Alternativen nennen Preise aus unseren Beiträgen zu den Clockodo-Alternativen (Stand 24. Oktober 2026) und zur Papershift Zeiterfassung (Stand 3. November 2026), Aplano Stand Juli 2026.

Aplano kommt wie gastromatic aus der Schichtplanung und verbindet sie mit Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet-Terminal mit RFID oder Fingerprint; Geofencing ist möglich. Geplante Schichten und gestempelte Zeiten laufen in dieselben Stundenkonten, und das System weist auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem Arbeitszeitgesetz hin. Zeiterfassung und automatische Schichtplanung sind im Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter enthalten, monatlich kündbar; für 30 Beschäftigte ergibt das 135 € im Monat. Einschränkung: Die reine Planung beginnt zwar bei 0,50 €, die Zeiterfassung gibt es aber erst im Pro-Tarif. Details im Testbericht.

Papershift richtet sich ebenfalls an Gastronomie und Filialbetriebe und rechnet je Mitarbeiter ab, mit einer festen Grundgebühr; für Teams bis 15 Personen gibt es eine Light-Variante mit 24 Monaten Laufzeit. Crewmeister und clockin sind Zeiterfassungen, bei denen die Schichtplanung als Zusatz dazukommt – sinnvoll, wenn die Stempelpflicht im Vordergrund steht. TimeTac eignet sich, wenn feste Terminals mit Chip oder Fingerabdruck gefragt sind. Einen Überblick über alle Systeme gibt der Systemvergleich.

Für wen eignet sich gastromatic?

gastromatic passt am besten zu Gastronomie- und Hotelbetrieben, die Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalakte und Lohnvorbereitung in einem System bündeln und dafür einen Ansprechpartner mit Branchenerfahrung suchen. Stärken zeigen sich bei mehreren Standorten, bei Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit und dort, wo Sofortmeldung, eAU-Abruf und Kassenanbindung aus einer Hand kommen sollen. Für diese Anforderungen ist realistisch mit dem Paket Professional zu kalkulieren.

Weniger gut passt gastromatic für Kleinbetriebe, die nur eine rechtssichere Stempeluhr brauchen und keine ein- oder zweijährige Bindung eingehen wollen, für Betriebe, die vor Vertragsschluss selbst testen möchten, und für Teams, bei denen mobiles Stempeln unverzichtbar ist, aber das Budget nur für Starter reicht. Günstige Einstiegsvarianten und Rechenbeispiele für kleine Teams enthält die Seite Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

Checkliste vor der Entscheidung

1. Erfassungsweg klären: Reicht ein Tablet am Tresen (Starter), oder stempeln Service, Lieferung und Catering mobil (Professional)?
2. Pausen- und Einstempel-Regeln prüfen: Automatische Pausen und „Zeit ab geplantem Start" nur so einstellen, dass tatsächliche Arbeitszeit vollständig nach § 17 MiLoG erfasst wird.
3. Lizenzzählung erfragen: Zählen ausgeschiedene oder pausierte Saisonkräfte mit? Wie wird bei Teamgrößen zwischen zwei Zehnerstufen abgerechnet?
4. Gesamtkosten vergleichen: Paketpreis, Add-ons und Vertragslaufzeit gegen Systeme mit monatlich kündbaren Listenpreisen halten.
5. Parallel testen: Testzugang oder Pilotphase anfragen und eine Woche doppelt erfassen, um Abweichungen bei Pausen und Überstunden zu sehen.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.